マンション管理

すまいのお悩みQ&A

Q. 管理規約を見直すための手続きは？

管理組合規約を見直したいのですが、どのような手続きが必要ですか？
A.
規約は管理組合の組織や運営に関する根本の規則です。見直しにあたっては、区分所有者の意見を十分に聴くと同時に、社会情勢や他のマンションの動向を見極めるなど慎重に検討を進める必要があります。

まず規約見直しの目的と理由を整理し、条文をもとに必要性を確認します。わざわざ規約を改正しなくても、「細則」の追加や変更で対応できるケースがあります。検討には時間と専門的知識を要するので、専門委員会を設置したり、マンション管理士などの専門家にアドバイスを依頼して、検討を進めます。

理事会や専門委員会としての改正案がまとまれば、ニュースの発行や説明会などによって、すべての区分所有者への説明を行います。そうしてほとんどの区分所有者の賛同が得られそうだと判断できれば、総会を開催して規約改正の決議を行います。規約改正の決議には総会に出席した区分所有者および議決権の各３/４以上の賛成が必要です。また改正により特定の区分所有者の権利に特別の影響を及ぼす場合にはその方の承諾が必要ですので、特に注意してください。

なお、国土交通省が単棟型マンション、団地型マンションや複合型マンションなどのタイプ別に「標準管理規約」を定めていますので、参考にしてください。

・国土交通省／マンション管理
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  区分所有法・規約等
Q. 管理委託の主な内容について教えてください？

役員の高齢化が進み、管理組合運営の負担が大きくなってきたため、管理委託を検討していますが、委託の主な内容について教えてください。
A.
管理委託には、管理業務のほとんどの業務を委託契約により管理会社が担当する一括委託方式（全部委託）と、管理組合が専門的な業務のみを専門業者に委託する個別委託方式（部分委託）があります。

管理会社に委託する業務には、大きく分けて以下の４つがあります。

(1)事務管理業務

a）基幹事務

･管理組合の会計の収入及び支出の調定、･出納、･マンションの維持又は修繕に関する企画又は実施の調整。

b)それ以外の業務理事会や総会の支援業務

(2)管理員業務

管理員が行う受付業務、点検、立会い、報告連絡業務。

(3)清掃業務玄関ホール、廊下・階段などの清掃。

(4)建物・設備管理業務建物、エレベーター、消防設備、電気設備等の保守点検や貯水槽の清掃。

契約の詳しい内容は、国土交通省の標準管理委託契約書を参考にしてください。

・国土交通省／「マンション標準管理委託契約書」及び「マンション標準管理委託契約書コメント」の改訂
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  その他
Q. マンション管理組合の総会開催の注意点とは？

マンション管理組合の総会を開催しなければなりません。はじめて務める理事長なので、不安です。どのあたりに注意するとよいでしょうか。
A.
総会は区分所有法上、様々な決まりがありますので、一般的な通常総会の注意点についてお伝えします。

総会は少なくとも、管理者（規約で理事長の場合が多い）が、年1回開催し、事務報告をしなければなりません。まずは、事業報告、役員選任、次期の事業計画及び予算など、議案を理事会で検討し、議案書にまとめる作業が必要です。次に招集の通知を出します。総会の招集ですが、開催日から少なくとも1週間前までに、会議の目的たる事項、例えば総会の日時・場所・議題・議案書等を各組合員に発しなければなりません。ただし、その期間を管理規約で設定することが可能ですので、管理規約をご確認ください。（標準管理規約に準拠の場合は２週間前）

出席できない組合員には、議決権行使書や委任状を提出してもらいましょう。組合員出席者数と議決権行使書や委任状の数を足した数が定数を越えていると会が成立します。総会の成立に必要な定数を規約で確認しましょう。

総会は、議長の選出、議事録署名人の選出、出席区分所有者数・議決権数の報告、議案説明、質疑応答、採決の順に進めます。採決に際しては、様々な方法がありますが、賛否が僅差の場合は、きちんとした数を把握しなければなりません。なお、規約によっては、総会中の新たな議題については取り上げることはできない場合がありますので、注意が必要です。

総会が終了すると、議事録を作成します。議事録には、議長及び出席区分所有者2名の署名・押印が必要です。また、議事録は保管し、いつでも閲覧に応じられるよう整理しておきましょう。

また、できるだけたくさんの組合員に、総会に出席してもらえるような工夫も必要です。組合員が出席しやすいような開催日時や場所を選んだり、組合員に総会に出席するよう、働きかけたりしましょう。組合員に総会の重要性を理解してもらえるよう、日ごろから広報に努めることが大切です。
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  総会・理事会等
Q. 管理組合の役員の報酬は受け取ってもいい？

このたび管理組合の役員になりましたが、報酬がでると聞きました。もらってもよいのでしょうか？
A.
役員としての活動に要する必要経費の弁済と、報酬を受けることはできます。

国土交通省が定めている標準管理規約では、活動に伴って必要となる経費(例えば交通費、電話代等)の支払いを受けることは当然のこととしており、その上で、役員在任中の時間的、精神的負担を考慮すれば、適切な額の報酬を受け取ることができるものとしています。

だだし、役員は区分所有者の輪番で行っていること、ボランティアという気持ちが大きいこと、適当な額が決めにくいこと、不公平になりやすいこと等の理由で、報酬制度を採用している管理組合はあまり多くないようです。
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  総会・理事会等
Q. 標準管理委託契約書とは、どんなものですか？

管理委託している管理会社の契約書は、標準管理委託契約書を参考に作成していると聞きましたが、これはどのようなものですか。
A.
マンション管理適正化法では、管理契約をめぐるトラブル回避のため、重要事項の説明や契約成立時の書面の交付をマンション管理業者に義務付けています。また、「マンション標準管理委託契約書」が契約成立時の書面を交付する場合の指針として、国土交通省から発表されています。

この契約書には委託契約の一般事項の他に、管理業務の内容と実施方法、業務報告、免責事項などが書かれており、実際の契約書の作成には個々の状況に応じて内容の追加、修正を行うとされています。

またマンション管理標準指針では、（1）委託業務費の明細、（2）管理会社及びその従業員の管理事務の守秘義務、（3）契約の解除、解約の申入れ、契約の有効期間及び契約の更新について　の全ての項目について、標準管理委託契約書と同趣旨の規定が置かれていることを標準的な対応とし、この契約を標準管理委託契約と呼ぶことがあります。
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  その他
Q. マンション管理について相談できるところはありますか？

はじめてマンション管理組合の理事長になりました。前理事長から引継ぎを受けましたが、良く分からないところもあり、不安です。相談できるところはありますか。
A.
マンション管理組合は、居住するみんなが快適に暮らせるように、また、みんなの財産であるマンションの資産価値を維持するために結成されています。

理事長は、管理組合の代表として、理事と協力し、敷地や共用部分などの維持管理や修繕、管理費や修繕積立金の会計、広報、長期修繕計画の作成・変更など、総会や管理規約で決められた管理組合の業務を執行していきます。そのために、区分所有法などの法律や管理組合ごとに決められている管理規約などを確認することがあります。

マンション管理について、分からないことがあれば、公的な相談窓口として、公益財団法人マンション管理センター、管理会社のことは一般社団法人マンション管理業協会があります。神戸市内の管理組合は、神戸市すまいの安心支援センター（すまいるネット）で一般的な相談を行うことができます。

しかし、大規模修繕の実施予定があったり、マンション内でのトラブル、管理費等の滞納の対応を行わなければならないなど、管理組合にとって日常的でない業務があった場合にはどうすればよいのでしょうか。マンションの色々な課題に対応する外部の専門家を活用する方法があります。

マンションの管理運営については、専門知識をもち、適切な助言や指導、援助等のコンサルティング業務を行うマンション管理士に相談するのもひとつの方法です。マンション管理のスペシャリストとして、主に管理組合の立場でマンション管理に関する様々な問題の解決にむけてサポートする役目があります。

大規模修繕などで建築的要素の高い相談については、マンション建設・修繕などを手がけている一級建築士がいます。トラブルが解消されず、法的な措置が必要になった場合や、管理費等の滞納にかかる法的処理などには、弁護士に相談することをお勧めします。

では、これらの専門家はどうして探せばよいのでしょうか。マンション管理士に関しては、一般社団法人兵庫県マンション管理士会がありますので、お尋ねになってはいかがでしょうか。また、神戸市内にはマンションを支援する団体もいくつかあります。そのような団体にも声をかけてみましょう。建築士については一般社団法人兵庫県建築士事務所協会、弁護士については兵庫県弁護士会にお問い合わせください。良い専門家に当たるかどうかが不安という場合は、団体に専門家を２～３名紹介していただき、管理組合に合った専門家を選ぶ方法もあります。

マンション管理には様々な内容があり、それに応じて専門家がいます。費用はかかりますが、上手に専門家を活用して、より良いマンション生活を送ってください。
・マンション管理センター／相談窓口について
・マンション管理業協会／相談業務について
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  その他
Q. 住民同士のトラブルへの対処は？

住民同士のトラブルに管理組合の理事会としてはどのように対処したらいいですか？
A.
トラブルの内容にもよりますが、当事者同士が話し合いによって解決を図ることが基本ですから、管理組合は関与しないというのが原則だと思います。トラブルが共用部分の管理や使用に関することであれば、区分所有者の共同の利益に関わってくる可能性があるので、その場合は管理組合も関与する必要が出てくるかもしれません。当事者からの要請があれば、おせっかいにならない程度に事情を聞くことからはじめてみてはいかがでしょうか。その場合は、公平な立場で両者の言い分をよく聞き、トラブルの原因や他の住民への影響の有無など、現状をよく把握しましょう。
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  近隣関係
Q. マンションの公開空地とは、何のことですか？

私の住んでいるマンション内の公園は、「公開空地」と呼ばれていて、規制があると聞きました。公開空地とは、どういうものなのでしょうか。
A.
マンションの敷地内でありながら、歩道や公園などの形で、誰でも使える場所を、一般的に公開空地と呼ぶことがあります。厳密には、建築基準法に基づいて、空地を確保するよう決められている場所のことをいいます。これは、そのマンションの建設にあたり、一定の規制の緩和の条件として、周辺環境に配慮して設けるものです。一般に公開されることが基本となっており、そこを囲って使えなくすることはもちろんのこと、駐車場などの用途に変えることもできません。

なお公開空地には、「建築基準法に基づく公開空地」であることが記された看板が立っています。
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Q. マンション管理組合の役割って？

私が住んでいる分譲マンションでは、管理組合の役員は輪番制をとっています。今年度からマンション管理組合の役員に初めて任命されましたが、仕事も忙しく正直言って面倒です。管理の知識も無く、役員が何をすればよいかも分かりません。管理業務を委託している管理会社に任せておいては駄目なのでしょうか。
A.
お住まいの分譲マンションでは、管理事務を管理会社に委託されているようですが、マンション管理会社は、あくまで管理組合の管理業務をお手伝いする存在です。マンションには、「専用部分」と「共用部分」とがあり、特に「共用部分」は、「区分所有者」皆さんの財産であり、その管理主体は「管理組合」です。管理組合とは、区分所有者の財産を守る目的で、区分所有者全員で組織し、建物の維持・管理に努める団体です。多くの管理組合では、理事等の役員を選任しています。理事会の活動は、管理組合の基本的な運営方針を検討し、総会等で合意形成を図っていく大切なものです。また、役員の業務については、お住まいのマンションの管理規約や細則などに定められています。具体的な仕事の分担は管理組合によって異なりますので、実際に他の役員の方や前任者にお話を聞かれることをおすすめします。

マンションは購入して終わりではありません。建物という財産の保全や管理は戸建住宅もマンションも同じです。役員に就任されたこの機会に、自分の財産であるマンションをどのように維持･保全していくことが望ましいのかを考えてみて下さい。
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  総会・理事会等
Q. マンションの上階の騒音に悩まされています。

分譲マンションに住んでいます。上の階に最近若い夫婦が引っ越してきたのですが，子どもが飛び跳ねたり走り回ったりするような音が響いてきて困っています。直接は言いにくいのですが。
A.
マンションはその構造上，まわりの住戸に多少なりとも生活音が響くことは避けられません。騒音と感じる程度も個人差があり，あるいは騒音被害を感じている人に比べてその発生源となる人にはその認識がない，ということもよく見受けられます。そういったギャップを埋め，居住者どうしが快適に暮らしていくためにも，居住者全員で生活ルールやマナーの定着を促すような取り組みを進めていくことが大切です。

ご相談のケースも，そのような取り組みを管理組合などが中心になって進めるよう，申し入れてみてはいかがでしょうか。騒音を感じている人があなた以外にはまわりにいないのかどうかを確認したり，居住者向けに注意を促す文書を作成し，管理組合名で回覧したり掲示したりする，などの対策に取り組むことが考えられます。

管理組合としては，例えば生活音に関する住民アンケートをとるなど，居住者の意見集約を踏まえて，共同生活のルール・マナーとしてのガイドラインを定めることが考えられます。それにより騒音に対する注意や関心も高まりますし，何かがあっても言いやすくなると思います。管理規約や使用細則で，生活音に関連したルールを決めているところもあるようですので，お住まいのマンションではどのように定められているのかも，一度ご確認ください。いずれにしても，当事者双方に感情的なしこりが残らないよう，良好なコミュニティづくりという観点から取り組むことが大切です。
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  近隣関係
Q. 既存不適格建築物とは、どんな建築物を指すのですか？

所有しているマンションの管理組合理事会で、「このマンションは既存不適格の部分があって、。。。」という話があったのですが、「既存不適格」とはどんな建物のことでしょうか。
A.
「既存不適格（きぞんふてきかく）」建築物とは、建築時には適法に建てられた建築物であって、その後の法令改正や都市計画変更等によって、現行法令に適合しない部分が生じた建築物のことをいいます。（建築基準法）

そのまま使用していても直ちに違法ということにはなりませんが、その後に増改築等を行う際には、その部分を含めて、現行法令に適合するようにしなければならない建築物のことです。

古いマンションの場合、延べ床面積が現行の指定容積率を大幅に超えているという「既存不適格」状態になっていることがあり、建て替えると、面積、戸数ともかなり減ってしまうケースが考えられます。
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Q. 団地型マンションの建替えって、どう進めたらいいの？

昭和47年に入居した分譲マンションです。5階建・6棟・150戸の団地です。建替えを検討したいのですが、どのように進めればよいのか教えてください。
A.
年を重ねるごとに建物の劣化、住宅設備の陳腐化などで資産価値が低下したり、また、居住者の高齢化によりマンション管理に支障をきたす場合もあります。また、昭和56年以前に完成したマンションでは耐震性の課題もあります。

マンションの再生方法には大きく分けて二つの方法があります。一つはマンションを一から建て直すこと、二つ目は大規模修繕により建物の性能を維持する方法です。いずれの場合も専門的な知識が必要になりますので、建築士などの専門家の力を借りることが良いでしょう。まずは管理組合内に「再生検討委員会」を設置し、専門家への依頼とそれに伴う費用の支出などについて、管理組合の総会で決議し、承認を得て、検討を進めていきます。

大まかな手順は、(1)検討委員会の設置(2)専門家の選定(3)建物計画・資金計画・大規模修繕案などの立案(4)建替え、大規模修繕（耐震補強を含む）の比較検討(5)管理組合総会で方針（建替え・大規模修繕）を決議(6)団地再生の詳細検討(7)管理組合総会で再生案を決議(8)再生案の詳細設計(9)事業協力者又は請負業者の選定(10)工事着手(11)工事完成という手順になります。相当な期間を要するので、今から検討を始めると良いでしょう。

区分所有の方が150世帯もいらっしゃいますと、150通りの考え方があり、意見を一つにまとめるのは難しいことです。管理組合で建替えに関する情報の収集、専門家による勉強会の開催、アンケートの実施など、話し合いを重ねて区分所有者の意向の集約を図りましょう。

また、建替えについては、団地型のマンションの場合、団地管理組合全体での建替え決議、また各棟での建替え決議も必要です。
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  修繕・建替え