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すまいのお悩みQ&A
マンション管理
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Q. 住民同士のトラブルへの対処は？
住民同士のトラブルに管理組合の理事会としてはどのように対処したらいいですか？
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Q. よい管理会社の見分け方を教えてください？
今の管理会社は、業務報告や緊急故障対応に不備が多く、契約先の変更を検討しています。よい管理会社の見分け方を教えてください。
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Q. マンション管理組合の総会開催の注意点とは？
マンション管理組合の総会を開催しなければなりません。はじめて務める理事長なので、不安です。どのあたりに注意するとよいでしょうか。
A.総会は区分所有法上、様々な決まりがありますので、一般的な通常総会の注意点についてお伝えします。
総会は少なくとも、管理者（規約で理事長の場合が多い）が、年1回開催し、事務報告をしなければなりません。まずは、事業報告、役員選任、次期の事業計画及び予算など、議案を理事会で検討し、議案書にまとめる作業が必要です。次に招集の通知を出します。総会の招集ですが、開催日から少なくとも1週間前までに、会議の目的たる事項、例えば総会の日時・場所・議題・議案書等を各組合員に発しなければなりません。ただし、その期間を管理規約で設定することが可能ですので、管理規約をご確認ください。
出席できない組合員には、議決権行使書や委任状を提出してもらいましょう。組合員出席者数と議決権行使書や委任状の数を足した数が定数を越えていると会が成立します。総会の成立に必要な定数を規約で確認しましょう。
総会は、議長の選出、議事録署名人の選出、出席区分所有者数・議決権数の報告、議案説明、質疑応答、採決の順に進めます。採決に際しては、様々な方法がありますが、賛否が僅差の場合は、きちんとした数を把握しなければなりません。なお、規約によっては、総会中の新たな議題については取り上げることはできない場合がありますので、注意が必要です。
総会が終了すると、議事録を作成します。議事録には、議長及び出席区分所有者2名の署名・押印が必要です。また、議事録は保管し、いつでも閲覧に応じられるよう整理しておきましょう。
また、できるだけたくさんの組合員に、総会に出席してもらえるような工夫も必要です。組合員が出席しやすいような開催日時や場所を選んだり、組合員に総会に出席するよう、働きかけたりしましょう。組合員に総会の重要性を理解してもらえるよう、日ごろから広報に努めることが大切です。
すまいるネットでは、こうしたマンション管理についての相談に、アドバイスや情報提供をしているほか、セミナーの開催、出前講座などを行っています。お気軽にお問合せください。
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Q. 総会の代理人出席について
私は分譲マンションの区分所有者である夫の配偶者（同居の妻）です。
現在、夫は単身赴任中で、来月開催されるマンションの総会に出席できそうにありません。その場合、総会に、区分所有者（夫）の代理人として配偶者（妻）が出席してもよいでしょうか。
A.区分所有者である「本人（夫）」が参加できない場合は、委任状または議決権行使書の提出が必要です。今回のように配偶者（妻）を代理人に立てる場合は、代理人を配偶者（妻）と指名した、区分所有者本人（夫）が署名した委任状を提出する必要があります。同居している配偶者であれば、委任を受けて出席できます。 区分所有法では組合員の委任を受けて総会に出席し、議決権を行使する代理人について特に資格を定めていません。しかし、マンション標準管理規約では代理人となる人の資格を「その組合員の配偶者」、「その組合員の住居に同居する親族」、「他の組合員」に限定しています。なお、先の質問も同様ですが、具体的な対応は、各管理組合の規約によるため、詳しくは管理組合に確認してください。
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Q. マンションの上階の騒音に悩まされています。
分譲マンションに住んでいます。上の階に最近若い夫婦が引っ越してきたのですが，子どもが飛び跳ねたり走り回ったりするような音が響いてきて困っています。直接は言いにくいのですが。
A.マンションはその構造上，まわりの住戸に多少なりとも生活音が響くことは避けられません。騒音と感じる程度も個人差があり，あるいは騒音被害を感じている人に比べてその発生源となる人にはその認識がない，ということもよく見受けられます。そういったギャップを埋め，居住者どうしが快適に暮らしていくためにも，居住者全員で生活ルールやマナーの定着を促すような取り組みを進めていくことが大切です。
ご相談のケースも，そのような取り組みを管理組合などが中心になって進めるよう，申し入れてみてはいかがでしょうか。騒音を感じている人があなた以外にはまわりにいないのかどうかを確認したり，居住者向けに注意を促す文書を作成し，管理組合名で回覧したり掲示したりする，などの対策に取り組むことが考えられます。
管理組合としては，例えば生活音に関する住民アンケートをとるなど，居住者の意見集約を踏まえて，共同生活のルール・マナーとしてのガイドラインを定めることが考えられます。それにより騒音に対する注意や関心も高まりますし，何かがあっても言いやすくなると思います。管理規約や使用細則で，生活音に関連したルールを決めているところもあるようですので，お住まいのマンションではどのように定められているのかも，一度ご確認ください。いずれにしても，当事者双方に感情的なしこりが残らないよう，良好なコミュニティづくりという観点から取り組むことが大切です。
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Q. 標準管理委託契約書とは、どんなものですか？
管理委託している管理会社の契約書は、標準管理委託契約書を参考に作成していると聞きましたが、これはどのようなものですか。
A.マンション管理適正化法では、管理契約をめぐるトラブル回避のため、重要事項の説明や契約成立時の書面の交付をマンション管理業者に義務付けています。また、「マンション標準管理委託契約書」が契約成立時の書面を交付する場合の指針として、国土交通省から発表されています。
この契約書には委託契約の一般事項の他に、管理業務の内容と実施方法、業務報告、免責事項などが書かれており、実際の契約書の作成には個々の状況に応じて内容の追加、修正を行うとされています。
またマンション管理標準指針では、（1）委託業務費の明細、（2）管理会社及びその従業員の管理事務の守秘義務、（3）契約の解除、解約の申入れ、契約の有効期間及び契約の更新について の全ての項目について、標準管理委託契約書と同趣旨の規定が置かれていることを標準的な対応とし、この契約を標準管理委託契約と呼ぶことがあります。
平成15年度に国土交通省が行ったマンション総合調査では、標準管理委託契約書に準拠した契約書を作成している管理組合は約９７％に達しています。
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Q. マンション管理について相談できるところはありますか？
はじめてマンション管理組合の理事長になりました。前理事長から引継ぎを受けましたが、良く分からないところもあり、不安です。相談できるところはありますか。
A.マンション管理組合は、居住するみんなが快適に暮らせるように、また、みんなの財産であるマンションの資産価値を維持するために結成されています。
理事長は、管理組合の代表として、理事と協力し、敷地や共用部分などの維持管理や修繕、管理費や修繕積立金の会計、広報、長期修繕計画の作成・変更など、総会や管理規約で決められた管理組合の業務を執行していきます。そのために、区分所有法などの法律や管理組合ごとに決められている管理規約などを確認することがあります。
マンション管理について、分からないことがあれば、公的な相談窓口として、公益財団法人マンション管理センター、管理会社のことは一般社団法人マンション管理業協会があります。神戸市内の管理組合は、神戸市すまいの安心支援センター（すまいるネット）で一般的な相談を行うことができます。
しかし、大規模修繕の実施予定があったり、マンション内でのトラブル、管理費等の滞納の対応を行わなければならないなど、管理組合にとって日常的でない業務があった場合にはどうすればよいのでしょうか。マンションの色々な課題に対応する外部の専門家を活用する方法があります。
マンションの管理運営については、専門知識をもち、適切な助言や指導、援助等のコンサルティング業務を行うマンション管理士に相談するのもひとつの方法です。マンション管理のスペシャリストとして、主に管理組合の立場でマンション管理に関する様々な問題の解決にむけてサポートする役目があります。
大規模修繕などで建築的要素の高い相談については、マンション建設・修繕などを手がけている一級建築士がいます。トラブルが解消されず、法的な措置が必要になった場合や、管理費等の滞納にかかる法的処理などには、弁護士に相談することをお勧めします。
では、これらの専門家はどうして探せばよいのでしょうか。マンション管理士に関しては、一般社団法人兵庫県マンション管理士会がありますので、お尋ねになってはいかがでしょうか。また、神戸市内にはマンションを支援する団体もいくつかあります。そのような団体にも声をかけてみましょう。建築士については一般社団法人兵庫県建築士事務所協会、弁護士については兵庫県弁護士会にお問い合わせください。良い専門家に当たるかどうかが不安という場合は、団体に専門家を２～３名紹介していただき、管理組合に合った専門家を選ぶ方法もあります。
マンション管理には様々な内容があり、それに応じて専門家がいます。費用はかかりますが、上手に専門家を活用して、より良いマンション生活を送ってください。
・マンション管理センター／相談窓口について
・マンション管理業協会／相談業務について -
Q. 耐震補強工事のため住民の合意を得る方法は？
古い分譲マンションで耐震補強をしなければならないのですが、住民の合意がなかなか得られないように思います。なにかいい方法はありませんか？
A.分譲マンションを耐震補強しようとすれば、一般的には３／４以上の賛成による特別決議を要することになりますから、区分所有者の合意形成を図ることがカギとなります。（※神戸市では平成２６年より区分所有建築物の耐震改修の必要性に係る認定を受けた場合、大規模な耐震改修工事により共用部分を変更する場合の決議要件を3/4以上→1/2超に引下げの緩和することができるようになりました。）費用が多額になること、居住性に影響のある住戸とそうでない住戸が生じる可能性があることなどから、合意形成がネックとなってなかなか進んでいないのが実情です。
まずは、神戸市の出前トーク、すまいるネットの出前講座（無料）を利用して、耐震性の必要性について勉強することからはじめてください。次に、すまいるネットの「耐震改修アドバイザー派遣」を利用して、合意形成の進め方について勉強と情報収集を行いましょう。（弁護士、建築士などの専門家を無料で派遣します。）
実際の進め方は、専門家の助言を受けながら、管理組合として具体的に考えていくことになります。実例は少ないとはいえ、耐震化を実現したマンションもあります。その中心的役割を果たした方に経験談を聞くことも役立つと思います。（神戸は震災復興でかなりのマンションが再建を果たしましたが、そのときの合意形成の苦労話を聞くことも勉強になります。）
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Q. マンションの公開空地とは、何のことですか？
私の住んでいるマンション内の公園は、「公開空地」と呼ばれていて、規制があると聞きました。公開空地とは、どういうものなのでしょうか。
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Q. マンション管理について、情報を入手できる窓口はありますか？
築40年目を迎える分譲マンションの管理組合です。この度、理事長になりましたが、第３回目の大規模修繕工事の時期をむかえています。また、管理費の滞納などの課題があります。このようなマンション管理の課題について、情報を入手できるところはありますか。
A.大規模修繕工事も第３回目となると、忘れがちな住宅設備更新の検討も必要になります。住む方の生活に合わせた、電気の容量アップ、階段への手すり設置等の改善工事が必要な場合もあります。
また、管理費の滞納は、そのままにされると管理費の不足などマンションの適正な管理の妨げとなり、回収を図ることは大切な業務です。管理会社に支払の督促業務を委託している場合でも、主体は管理組合ですので、状況の確認やどういった手続きを取っていくかの判断をしなければなりません。
神戸市内にあるマンション約３割が築３０年以上経過した高経年マンションと言われています。上記のような課題に加え、区分所有者の高齢化に伴って、理事のなり手不足など様々な課題を抱えている管理組合も多いことと思います。
マンション管理の様々な課題についての公的な相談窓口として、公益財団法人マンション管理センター、管理会社のことは一般社団法人マンション管理業協会があります。
・マンション管理センター／相談窓口について
・マンション管理業協会／相談業務について神戸市内の管理組合は、神戸市すまいの安心支援センター（すまいるネット）でマンション管理の一般的な相談を行うことができます。皆様からのご相談に、アドバイスや情報提供を行なっています。
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Q. 子育て応援マンション認定制度とは？
神戸市では子育て応援マンション制度があると聞きましたが、認定基準はどのようなものですか。またメリットはありますか。
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Q. 既存不適格建築物とは、どんな建築物を指すのですか？
所有しているマンションの管理組合理事会で、「このマンションは既存不適格の部分があって、。。。」という話があったのですが、「既存不適格」とはどんな建物のことでしょうか。
A.「既存不適格（きぞんふてきかく）」建築物とは、建築時には適法に建てられた建築物であって、その後の法令改正や都市計画変更等によって、現行法令に適合しない部分が生じた建築物のことをいいます。（建築基準法）
そのまま使用していても直ちに違法ということにはなりませんが、その後に増改築等を行う際には、その部分を含めて、現行法令に適合するようにしなければならない建築物のことです。
古いマンションの場合、延べ床面積が現行の指定容積率を大幅に超えているという「既存不適格」状態になっていることがあり、建て替えると、面積、戸数ともかなり減ってしまうケースが考えられます。